Como gerenciar seu tempo de forma mais eficiente?

Tempo de leitura: 7 min

Escrito por karine.menezes
em maio 16, 2023

Ter tempo para fazer tudo o que se precisa parece um privilégio para poucos, e muitas pessoas ficam admiradas como alguns indivíduos conseguem fazer tantas coisas ao longo do dia.

Todos têm a mesma quantidade de tempo, ou seja, 24 horas para fazer o que é necessário, mas a diferença entre aqueles que conseguem e aqueles que não conseguem é a produtividade e a otimização do tempo.

A rotina está cada vez mais corrida, e a pergunta que fica é como fazer tantas coisas e ainda conseguir dormir as famosas 8 horas por noite. Saber administrar o tempo não é só uma questão de produtividade, mas também de saúde.

Nada adianta dar conta de tudo, se a pessoa mal consegue dormir porque trabalhou até tarde, estudou até tarde ou fez qualquer outra obrigação que acaba tirando o privilégio de uma boa noite de sono.

Não conseguir dar conta do que realmente é importante também pode trazer alguns prejuízos, como perder oportunidades, deixar de fazer algo fundamental no trabalho, esquecer alguma coisa que não poderia ser esquecida, entre outras situações.

Muita gente se vê perdida na hora de administrar o próprio tempo, mas este artigo traz algumas dicas importantes e inteligentes que vão ajudar a alcançar esse objetivo.

Como identificar atividades que consomem tempo?

Existem algumas atividades do dia a dia que fazem parte da rotina de qualquer pessoa, como:

  • Trabalhar;
  • Levar os filhos na escola;
  • Treinar;
  • Cozinhar.

Aquilo que é feito frequentemente, costuma ser mais fácil de realizar, mas quando um imprevisto acontece, fica difícil encaixá-lo na rotina. São tarefas recém-chegadas que podem atrapalhar as outras que costumam estar equilibradas.

Planejar um concerto de cerca em volta da piscina é muito melhor do que ter que providenciar isso de repente, mas nem sempre é possível planejar. Isso faz com que muitas pessoas se perguntem como lidar com o susto.

Não é fácil encontrar uma resposta porque a maneira de encarar as atribuições é algo muito pessoal, mas estabelecer um planejamento diário e ter algumas horas de folga pode ajudar muito.

É fundamental ter um espaço na agenda para lidar com qualquer urgência que possa aparecer, lembrando que não se trata de um tempo perdido.

Se nenhuma situação inusitada aparecer, essas horas podem ser aproveitadas para colocar uma ideia antiga em prática, adiantar tarefas ou até mesmo descansar um pouco a cabeça.

Melhores técnicas para gerenciar o tempo

Existem algumas técnicas que ajudam a gerenciar melhor o próprio tempo e a aumentar a produtividade, como no caso da Matriz de Eisenhower.

É usada para dividir as tarefas em quadrantes, sendo importantes e urgentes, importantes, mas não urgentes, urgentes, mas não importantes, e não urgentes, não importantes.

As tarefas importantes e urgentes precisam ser feitas imediatamente, já aquelas que são importantes, mas não são urgentes, podem ser desenvolvidas em médio ou longo prazo.

Por exemplo, preparar um kit lanche café da manhã para levar ao trabalho é algo importante e que pode ser urgente, se a pessoa estiver fazendo pela manhã, antes de ir trabalhar.

Também existem as urgentes e não importantes e podem ser delegadas para outras pessoas. Por fim, algo que não é urgente e nem importante pode ser feito mais tarde.

Para usar essa matriz da melhor forma, é necessário compreender a diferença entre importante e urgente. Coisas importantes são aquelas relacionadas a objetivos ou metas, como um projeto que deve ser desenvolvido.

As tarefas urgentes, no entanto, possuem um prazo, que pode ser marcar uma reunião ou se inscrever em um curso que tem uma data limite de inscrição.

Um projeto que precisa ser entregue até certa data é algo importante, mas começa a se tornar urgente, conforme o prazo se aproxima.

Outro método que aumenta muito a produtividade é conhecido como Pomodoro. Para colocá-lo em prática, o funcionário de um fabricante de cancela de portaria precisa escolher a tarefa que será executada.

Ao fazer isso, vai usar um temporizador de 25 minutos e manter o foco no que está fazendo até a notificação do cronômetro. Em seguida, deve anotar o horário em que terminou o pomodoro e fazer uma pausa de 5 minutos.

Depois de fazer 4 rodadas de 25 minutos, é necessário fazer uma pausa mais longa, entre 15 e 30 minutos.

Esse método funciona porque diversas pesquisas já mostraram que as pausas mentais ajudam as pessoas a manterem o foco e a melhorarem sua capacidade de concentração na mesma tarefa por períodos prolongados.

Existem muitos profissionais que precisam fazer a mesma coisa o dia inteiro, mas se a cabeça não tiver alguns minutos de descanso, fica impossível manter a concentração e entregar um trabalho bem-feito.

Além de usar esses métodos, uma empresa de terceirização de copeira pode ensinar seus colaboradores a criarem uma rotina produtiva e gerenciarem o tempo de maneira mais eficiente.

Como criar uma rotina produtiva?

Ter uma rotina produtiva é muito importante para saber gerenciar o próprio tempo de maneira eficiente e equilibrar as tarefas pessoais e profissionais. Algumas dicas para fazer isso são:

Criar uma lista de tarefas

Fica difícil priorizar o que deve ser feito se não for possível visualizar as tarefas em um único lugar. Embora a lista apareça algo óbvio, é frequentemente negligenciada pelas pessoas.

Além de colocar os afazeres, é muito importante incluir informações adicionais, como o tempo necessário para concluir, nível de importância, urgência e prazo.

Ter tudo reunido em um único lugar traz uma visão geral do que deve ser feito, a quantidade de trabalho que precisa ser realizado e aquilo que precisa de mais atenção no momento.

Estabelecer horários

Assim como uma empresa de manutenção de jardim tem horário para abrir e fechar, as pessoas precisam de um tempo certo para dormir, acordar, comer, trabalhar, descansar, estudar, entre outras atividades.

Ter horários fixos para tudo isso ajuda a criar uma rotina mais organizada e que possibilita encaixar com mais tranquilidade tudo aquilo que precisa ser feito. Além disso, permite que a pessoa descanse o tempo suficiente durante a noite.

Quem não tem horário, não tem organização, não consegue manter o foco e não tem disciplina naquilo que precisa ser feito. Por isso acaba perdendo prazos, se esquecendo de coisas importantes e frequentemente se sente cansado.

Estabelecer metas

Uma das coisas que mais ajudam as pessoas a manterem uma rotina são suas metas e objetivos, e eles devem ser estabelecidos em curto, médio e longo prazo.

Também ajuda a dar mais atenção para o que deve ser feito no cotidiano e que ajuda a alcançar os propósitos definidos.

Dentro de uma empresa de entrega expressa, as obrigações dos colaboradores são organizadas para que possam alcançar as metas e objetivos da companhia, e a mesma situação se aplica à vida pessoal e profissional.

Avaliar como gasto próprio tempo

Algumas pessoas acreditam que produtividade é fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas isso é um erro e é necessário repensar esse comportamento.

Se alguém está fazendo várias coisas ao mesmo tempo, dificilmente vai dar a devida atenção ao seu trabalho e os resultados estarão sempre abaixo do esperado.

É fundamental se dedicar a uma atividade de cada vez e avaliar de que maneira o tempo está sendo gasto. Lembrar de tudo aquilo que é feito ao longo do dia é muito útil para estruturar o horário.

Um fabricante de crachá pvc personalizado também pode orientar seus colaboradores para que façam um planejamento, incluindo todas as obrigações e com isso criar um cronograma diário, semanal e até mensal.

Ter momentos de descanso e lazer

O ser humano não é uma máquina e tentar trabalhar ininterruptamente é a receita perfeita para prejudicar a produtividade. Uma pessoa que não descansa tem muita dificuldade para organizar a rotina.

Muitos se sentem extremamente agitados e esgotados no fim do dia, e o acúmulo de obrigações sem a devida pausa pode prejudicar a saúde mental e física.

Uma empresa especializada em limpeza de telhados preza pela qualidade e produtividade de seus colaboradores, por isso oferece folga e momentos de descanso para que possam trabalhar com mais eficácia.

É indispensável ter foco no que está sendo feito, mas sem se esquecer da importância de distrair a cabeça com outras coisas que não estejam relacionadas ao trabalho ou às obrigações cotidianas.

Considerações finais

Para administrar o próprio tempo, tudo o que uma pessoa precisa é de organização e disciplina. Organizar os horários, os momentos em que as tarefas serão realizadas e o que precisa ser feito ajuda a manter a produtividade.

Ninguém precisa correr contra o tempo ou fazer um monte de coisa de uma vez para dar conta de uma rotina atarefada. Fazer uma boa gestão do tempo, além de ajudar a cumprir todas as obrigações, preserva os momentos de descanso.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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